​Profitez des avantages de la déclaration de salaires électronique. Transmettre des données salariales via ELM est très simple !

Points importants pour l'utilisation d'ELM en tant qu’agent fiduciaire:

• Les données salariales ne doivent pas être dûment signées par l'entreprise.
• Les destinataires de données ont le droit de prescrire le mode de déclaration des salaires. La déclaration électronique sans «signature valable» est donc reconnue par les membres de l'Association Swissdec.
• Le répartiteur Swissdec vérifie si la déclaration provient d'une comptabilité salariale certifiée et transmet ensuite le paquet de données aux destinataires des données. Les différents destinataires se basent sur le contenu de la déclaration de salaires pour vérifier quelle entreprise fait la déclaration. L'authentification de l'expéditeur a lieu exclusivement au moyen du contenu des données transmises (nom, adresse de l'expéditeur, numéro de client, numéro de contrat, IDE, etc.).
• L'agent fiduciaire peut fournir un apport important à la qualité du processus et des données en configurant correctement le logiciel de comptabilité salariale certifié Swissdec. En plus de reproduire les solutions d'assurance, il doit notamment saisir les données relatives au destinataire telles que numéro de la caisse de compensation compétente, CAF, numéro de client, numéro de contrat, etc. Il a ainsi l’assurance que les données sont adressées aux bons destinataires. Les déclarations de salaires transmises au mauvais destinataire (parce que l'expéditeur a mal paramétré le destinataire) sont refusées par ce dernier et ne sont pas traitées.
• La transmission par les agents fiduciaires de données salariales pour leurs clients est possible s'ils utilisent un logiciel de comptabilité salariale multi-clients. Comme cela a été dit précédemment, le logiciel doit être correctement paramétré. Si les indications sont correctes, les destinataires de données connectés partent du principe que les déclarations de salaires qui leur sont transmises par le biais d'une programme de comptabilité salariale certifié Swissdec proviennent d'un expéditeur autorisé. Le lieu où est situé le système expéditeur est sans importance. A titre d'option, l'agent fiduciaire peut consigner son rôle d'agent transmetteur et d'interlocuteur pour la transmission effectuée.
• L'agent fiduciaire doit obtenir directement du client la procuration l'autorisant à procéder pour lui à la déclaration de salaires par voie électronique. Le client n'a ensuite plus à intervenir (p. ex. en apposant sa signature) dans le cadre de la communication des salaires.
• Comme jusqu'ici, l'agent fiduciaire doit demander lui-même au client une confirmation de l'exhaustivité et de l'exactitude des données fournies par l'entreprise.
• L’agent fiduciaire fournit ses prestations en qualité de spécialiste et est soumis de ce fait à des devoirs de diligence accrus. En principe, l'agent fiduciaire n'est pas responsable envers le destinataire des données salariales. Vis-àvis du client, il est responsable comme par ailleurs en vertu des dispositions sur le contrat de mandat. Le client peut se baser sur la facture qui lui est adressée pour vérifier les données transmises. Quant au destinataire des données salariales, il a la possibilité de contrôler les données lors de la réalisation de la révision.

Il suffit d'accorder l'attention nécessaire aux points évoqués ci-dessus pour que la communication par les agents fiduciaires des données salariales au moyen d'ELM soit une parfaite réussite. Profitez des avantages de la transmission électronique!

Si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à nous contacter ou à jeter un coup d'œil à la FAQ.