FAQ

​L'institution doit avoir été connectée au répartiteur Swissdec. Son statut au sein de l'association Swissdec doit être réglé.

​Les destinataires de données salariales doivent pouvoir recevoir les données 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Bien sûr, des interruptions pour travaux de maintenance peuvent être définies.

Après réception des données salariales sur les systèmes du destinataire de données, la responsabilité du traitement correct et légitime des données salariales et la garantie de la sécurité des données incombent exclusivement au destinataire des données. Aussi, le destinataire des données doit prendre toutes les mesures nécessaires à un traitement des données salariales conforme à la protection des données. Ces mesures ne peuvent être définies que sur la base de connaissances détaillées du domaine d'activité et de l'organisation du destinataire de données. De manière générale, on peut toutefois dire que les données peuvent être traitées uniquement dans le cadre du but prévu par les bases légales et/ou contractuelles applicables. En outre, les données doivent être traitées proportionnellement au but visé. Cela signifie que le traitement des données doit être adéquat et nécessaire pour atteindre le but visé et les données doivent être protégées contre les traitements non autorisés au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées. 

​Le destinataire de données devrait connaître la structure de ses clients. Selon le nombre de personnes que le client doit déclarer, aucune mesure particulière n'est nécessaire. Toutefois, si le volume de données du client est supérieur au maximum de 2000 personnes, la mémoire du système de réception doit être augmentée.

Selon les dispositions des conditions générales (répartiteur), le destinataire de données est responsable du fait que ses systèmes répondent aux exigences définies par l'association Swissdec pour les destinataires finaux. Le destinataire de données assume la responsabilité de recevoir uniquement les données qu'il a le droit de traiter selon les bases légales et/ou contractuelles applicables dans son cas.

1. A ce titre, il doit signer une déclaration de protection des données dans laquelle il confirme que les champs de données qu'il reçoit selon la norme suisse en matière de salaire (ELM) sont nécessaires à l'accomplissement de ses tâches légales et/ou contractuelles.
2. Dans le cadre de la standardisation de la transmission des données, les champs de données qui sont transmis à tous les destinataires de données sont définis pour chaque domaine selon les bases légales et contractuelles applicables. Si le destinataire des données reçoit par le répartiteur des champs de données dont il n'a pas ou pas impérativement besoin, il doit veiller à ce que ces données ne soient pas traitées dans ses systèmes ou demander l'accord de ses clients dans ses contrats.
3. Le destinataire doit aussi prévoir un mécanisme de contrôle garantissant que les données salariales lui ayant été transmises avec des erreurs ou par erreur ne puissent pas être traitées dans ses propres systèmes. 

​Après réception des données salariales sur les systèmes du destinataire de données, la responsabilité du traitement correct et légitime des données salariales et la garantie de la sécurité des données incombent exclusivement au destinataire des données.

​En lien avec la transmission électronique, il existe une série de cas tests qui règlent les standards de sécurité de Swissdec. Les directives internes à l'entreprise doivent aussi être respectées.

​Le client doit utiliser un système de comptabilité salariale certifié Swissdec configuré correctement.

​Les interruptions pour travaux de maintenance peuvent être communiquées au répartiteur Swissdec. Ce dernier informe le client durant le processus de déclaration et lui indique la durée de l'interruption si cette information est connue.

​Toutes les propositions impliquant une adaptation de la norme suisse en matière de salaire doivent être soumises à la Commission de standardisation de l'association Swissdec via la section correspondante.

​La section fait une demande à la Commission de standardisation. La demande contient une description de l'exigence et garantit le financement. Les nouvelles exigences sont vérifiées et reprises dans une nouvelle version de la norme suisse en matière de salaire.

Les exigences relatives au profil d'assurance sont définies dans les directives à l'intention des destinataires de données salariales.

​L'assureur peut faire parvenir le profil d'assurance à tous ses clients ou seulement à ceux qui le demandent.

​Le client dispose de masques et de champs individuels pour la saisie de toutes les données du profil d'assurance. Lors de la certification Swissdec, un contrôle vérifiant si tous les champs de saisie sont disponibles est réalisé. Le concepteur ERP est compétent en cas de problèmes avec la saisie de données dans la comptabilité salariale.

​Cette question se pose principalement pour les solutions d'assurance. Pour que les données puissent être transmises à la fin de l'année, le profil d'assurance doit être installé avant le jour de paie de janvier dans la plupart des comptabilités salariales. Ainsi, les bases d'assurance et les salaires assurés sont calculés et cumulés correctement pour chaque mois avec les déductions pour les assurances correspondantes.

​Les coûts de développement du système du destinataire sont à la charge du destinataire de données. Le financement du répartiteur et de la norme suisse en matière de salaire est toujours réalisé par les membres de l'association Swissdec.

​La transmission est gratuite pour le client.

Swissdec met à disposition des directives à l'intention des destinataires de données salariales. La plate-forme d'information «Swissdec receiver» propose quant à elle des outils et des exemples. Requêtez un login. . 

​Le destinataire de données salariales doit fournir le soutien suivant:

• Répondre aux questions concernant les solutions d'assurance et la police​
• Mettre à disposition le profil d'assurance
• Répondre aux questions techniques concernant la saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
• Répondre aux questions techniques concernant les problèmes de calcul
• Résoudre les problèmes survenant lors de la transmission des données entre le répartiteur Swissdec et le destinataire des données salariales
• Répondre à toutes les questions en lien avec l'autorisation et la libération sur le système d'assurance

Le concepteur ERP fournit le soutien suivant:

• ​Installation de la comptabilité salariale
• Saisie des valeurs de référence des profils d'assurance 
• Problèmes de traitement
• Problèmes de calcul
• Problèmes d'analyses
• Préparation des documents de révision
• Problèmes lors de la transmission des données au répartiteur Swissdec
• Toutes les questions en lien avec l'utilisation du logiciel

​Si des problèmes surviennent entre la comptabilité salariale et le répartiteur Swissdec, le concepteur ERP est responsable du support. Si le client rencontre des problèmes dans la phase de saisie de compléments ou lors du processus de libération, le destinataire de données salariales cherche à résoudre les problèmes avec le client.