FAQ

​Premessa è che l'istituzione è collegata al distributore Swissdec. Per ciò deve essere regolata la forma della sua rappresentanza in seno all'Associazione Swissdec.

​La disponibilità di tutti i destinatari di dati salariali deve essere di 7 x 24 ore. È ovvia la possibilità di stabilire delle interruzioni per la manutenzione.

Dopo la ricezione dei dati salariali da parte dei sistemi del destinatario di dati, la responsabilità del trattamento corretto e legittimo dei dati ricevuti nonché della garanzia della sicurezza dei dati è esclusivamente del destinatario di dati. Il destinatario di dati deve pertanto adottare presso di sé tutte le misure necessarie per garantire un trattamento conforme alla protezione dei dati dei dati salariali. Queste misure possono essere determinate solo conoscendo dettagliatamente il campo d'attività e l'organizzazione del destinatario di dati. Di principio si può però affermare che i dati possono essere trattati esclusivamente allo scopo previsto nel quadro delle basi giuridiche e/o contrattuali applicabili. Inoltre, il trattamento dei dati deve corrispondere allo scopo ossia esso deve essere adeguato e necessario per raggiungere l'obiettivo previsto. I dati devono essere protetti con misure tecniche e organizzative adeguate contro il trattamento non autorizzato. 

​È utile se il destinatario dei dati conosce la struttura dei suoi clienti. Secondo la dimensione del cliente per quanto concerne le persone da notificare non sono da adottare delle misure particolari. Se la quantità di dati del cliente supera il numero massimo di 2 000 persone è necessario ampliare la memoria del sistema ricevente.

In conformità alle disposizione delle CCG distributore il destinatario dei dati è responsabile del fatto che i suoi sistemi soddisfano le esigenze definite dall'Associazione Swissdec per i destinatari finali. Il destinatario dei dati è inoltre responsabile del fatto di ricevere solo i dati che può trattare sulla base delle basi giuridiche e/o contrattuali.

1. A tale scopo deve firmare una dichiarazione inerente la protezione dei dati con la quale conferma che necessita dei campi dati che riceve in conformità allo standard salari CH (ELM) per adempiere ai suoi compiti legali e/o contrattuali.
2. Nel quadro della standardizzazione della trasmissione di dati si determinano per ogni dominio sulla base delle basi giuridiche e contrattuali i campi di dati che sono trasmessi a tutti i destinatari di dati di questo dominio. Nel caso in cui il destinatario di dati riceve dal distributore dei campi di dati dei quali non necessita o non necessita imperativamente, deve adottare dei provvedimenti affinché questi dati non sono elaborati nei suoi sistemi oppure deve chiedere nei suoi contratti il corrispondente accordo del cliente.
3. Inoltre, il destinatario di dati deve prevede un meccanismo di controllo tale da garantire che i dati salariali inviati dal mittente con errori o erroneamente, non sono elaborati nei propri sistemi. 

​Dopo la ricezione dei dati salariali da parte dei sistemi del destinatario di dati, la responsabilità del trattamento corretto e legittimo dei dati ricevuti nonché della garanzia della sicurezza dei dati è esclusivamente del destinatario di dati.

​In relazione alla trasmissione elettronica esistono una serie di casi test che regolano gli standard di sicurezza di Swissdec. Sono inoltre da rispettare le direttive interne dell'azienda.

​Deve utilizzare una contabilità salariale certificata Swissdec configurata correttamente.

​Le interruzioni per la manutenzione del sistema possono essere comunicate al distributore Swissdec. Questo informa a sua volta il cliente durante il processo di dichiarazione e, se noto, gli comunica la durata dell'interruzione.

Tutte le proposte che comportano un adeguamento dello standard salari CH devono essere inoltrate alla a Commissione per standardizzazione dell'Associazione Swissdec per il tramite della sezione che fa al caso.

​La sezione inoltra la relativa proposta alla a Commissione per standardizzazione. La proposta presenta l'esigenza e garantisce il finanziamento. Le nuove esigenze sono verificare da diverse istanze e riprese in una nuova versione dello standard salari CH.

​Nelle direttive per i destinatari di dati salariali sono definite le esigenze inerenti il profilo assicurativo.

​L'assicuratore può inviare il profilo assicurativo a tutti i clienti o solo a quelli che lo domandano esplicitamente.

​Il cliente dispone di maschere e campi per l'immissione di dati per tutti i dati del profilo assicurativo. In occasione della certificazione Swissdec è stata verificata la presenza di tutti i campi d'immissione indispensabili. Per i problemi di registrazione di dati nella contabilità salariale è competente il produttore del software.

​Questa domanda si pone principalmente per le soluzioni assicurative. Affinché i dati possano essere trasmessi a fine anno è necessario che il profilo assicurativo sia stato registrato nella contabilità salariale prima del versamento della paga di gennaio. Questo modo di procedere garantisce un calcolo mensile corretto e la cumulazione corretta delle basi assicurative e dei salari assicurati con le corrispondenti deduzioni per le assicurazioni.

​I costi di sviluppo del sistema del destinatario sono a carico del destinatario di dati. Il finanziamento del distributore e dello standard salari CH avviene sempre attraverso i membri dell'Associazione Swissdec.

​Per il cliente la trasmissione è gratuita.

Swissdec mette a disposizione delle direttive mirate ai destinatari di dati salariali. È inoltre a disposizione la piattaforma informativa "Swissdec receiver" sulla quale si trovano utensili ed esempi. Richieda un accesso. 

Il destinatario di dati salariali deve fornire l'assistenza seguente:

• rispondere alle domande concernenti le soluzioni assicurative e la polizza
• mettere a disposizione il profilo assicurativo
• rispondere a domande tecniche sulla registrazione dei dati di base dei profili assicurativi
• rispondere a domande tecniche inerenti problemi di calcolo
• occuparsi di problemi durante la trasmissione dei dati tra il distributore Swissdec e il destinatario di dati
• occuparsi di tutte le questioni in relazione al completamento e alla liberazione sul sistema assicurativo

I produttori ERP sono competenti per l'assistenza seguente:

• configurazione della contabilità salariale
• registrazione dei dati base dei profili assicurativi
• problemi di elaborazione
• problemi di calcolo
• problemi con analisi
• preparazione dei documenti per la revisione
• problemi nella trasmissione dei dati al distributore Swissdec
• tutte le domande in relazione all'uso del software

Se i problemi sono localizzati tra la contabilità salariale e il distributore Swissdec è competente del supporto il produttore del software. Se il cliente riscontra dei problemi a livello del completamento o del processo di liberazione, il destinatario di dati prova a risolvere i problemi con il cliente.